1 – Objet

La société À Vivre édition (34, rue Périer, 92120 Montrouge) organise l’évènement EffiBat regroupant le salon et la Convention, ci-après « le Salon ».

a – Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles la société À Vivre édition organise et fait fonctionner le Salon. Il précise les obligations et les droits respectifs de l’exposant et de l’organisateur.

b – Dans le présent règlement, l’expression AVE désigne la société À Vivre édition.

2 – Admission des exposants

a – Sont admises à participer au Salon les personnes morales (société, association, groupement, etc.) ou les personnes physiques (artisans, etc.) présentant des produits, des services ou des informations du domaine de la très basse consommation d’énergie dans le bâtiment.

b – Les exposants qui souhaitent participer au salon sont tenus de déposer une demande d’admission auprès d’AVE. Cette demande doit être accompagnée d’une documentation sur les articles à exposer.

c – Chaque demande d’admission sera étudiée par un comité de sélection qui sera seul habilité à statuer sur l’admission ou le rejet de la demande. d – L’admission au Salon n’implique pas la participation aux salons suivants.

3 – Inscription

a – L’exposant admis à participer au Salon doit remplir une demande d’admission.

b – Cette demande d’admission est signée par une personne réputée avoir qualité pour engager la société, l’association ou le groupement.

c – La signature de cette demande d’admission implique que la société désireuse d’exposer a eu connaissance du présent règlement et l’accepte sans réserve, ainsi que les prescriptions de droit applicables aux manifestations organisées en France. Elle implique également l’acceptation de toutes dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et qu’AVE se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux exposants et ce, dans l’intérêt de la manifestation.

d – La demande de participation doit être accompagnée d’un premier versement dans les conditions fixées par AVE. Ces conditions figurent dans la demande de participation.

e – L’envoi de la facture à la société candidate, après réception par AVE de la demande de participation, vaut confirmation définitive de l’acceptation de l’inscription et établit le contrat de location d’un stand, sous réserve du respect par l’exposant des modalités de règlement.

4 – Modalités de règlement

a – Lors de la demande de participation, le candidat-exposant recevra la facture pour règlement immédiat.

b- L’acceptation de la demande de participation par l’organisateur engage le (candidat) exposant au paiement des montants suivants, déterminés par les Conditions Tarifaires valables au moment de la demande : (I) Les frais totaux du stand choisi ; (II) Les frais des extras et les meubles choisis ; Les montants susmentionnés seront ci-après appelés « montants dus ».

c – Les paiements doivent être effectués selon le calendrier suivant : 50% dès réception de la facture, 50% au plus tard 30 jours avant le début du Salon.
d – Au cas où la demande de participation ou la facture seraient envoyées moins de 30 jours avant le début du Salon, l’exposant est tenu de payer immédiatement l’intégralité des montants dus.

e – Les commandes supplémentaires doivent être faites via le formulaire « Commande supplémentaire ». D’éventuelles commandes supplémentaires lors du Salon même seront facturées après le Salon. Les prix énoncés dans les Conditions Tarifaires seront majorés de 20%. Le délai maximal de 30 jours pour le paiement est alors en vigueur.

f – Le virement doit être effectué en euros, avec en communication le numéro de facture.

g – Toute réclamation au sujet d’une invitation à payer ou d’une facture doit être communiquée à l’organisateur par envoi recommandé dans les 15 jours après l’envoi.

h – Tout défaut de paiement à l’échéance de l’invitation à payer ou de la facture donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à la mise en compte d’intérêts de 12 % par an sur le montant dû. En plus, tout montant dû qui n’est pas viré dans le délai indiqué, sera augmenté d’un dédommagement fixe de 12 % du montant dû.

i – Tout défaut de paiement à l’échéance donne à l’organisateur le droit de disposer à nouveau de l’emplacement réservé. L’exposant négligent est néanmoins tenu de payer les montants dus à l’organisateur.

5 – Annulation

a – L’annulation par l’exposant de son inscription jusqu’à 30 jours avant le début du Salon autorise AVE à garder 50 % du montant total de l’inscription.

b – L’annulation par l’exposant de son inscription moins de 30 jours avant le début du Salon autorise AVE à garder, à titre de dédommagement, la totalité des sommes versées.

6 – Interdiction de cession

Il est interdit aux exposants de céder ou de sous-louer tout ou partie de leur stand.

7 – Limitation de responsabilité

S’il devenait impossible de disposer au jour et à l’heure prévus des locaux nécessaires à l’organisation du Salon, pour une raison qui ne serait pas imputable à AVE, celle-ci serait seulement tenue au remboursement des sommes versées, déduction faite des frais qu’elle aurait engagée pour la préparation du Salon. De même, AVE ne saurait être tenue responsable de l’impossibilité de l’exposant de rejoindre le lieu d’exposition, pour toute raison indépendante de sa volonté, notamment en cas d’intempérie.

8 – Emplacements

a – Le plan et la répartition des stands sont établis par l’organisateur du Salon. Les emplacements des exposants sont attribués par l’organisateur. Ce dernier peut, dans la mesure du possible, tenir compte de la préférence de l’exposant énoncée dans sa demande de participation, sans que cette préférence donne droit à un emplacement spécifique.

b – Le changement d’emplacement général du Salon, même après confirmation, n’autorise pas l’exposant à annuler son contrat ou à revendiquer une indemnité.

c – Si le participant n’a pas occupé son emplacement le jour de l’ouverture du Salon, il est considéré comme démissionnaire. Il sera disposé de son emplacement sans remboursement ni indemnité.

9 – Plans

a – AVE indique sur ses plans communiqués aux exposants des côtes aussi précises que possible. Il appartient toutefois aux exposants de s’assurer de leur conformité avant leur emménagement.

b – AVE ne peut être tenue responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les côtes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement.

10 – Visiteurs

a – L’entrée du salon est ouverte aux professionnels et au grand public.

b – Nul ne peut être admis dans l’enceinte de la manifestation sans présenter un titre émis par AVE.

c – AVE se réserve le droit de refuser l’entrée de la manifestation à qui que ce soit sans en donner la raison. Elle se réserve également le droit d’expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon elle, une telle action.

11 – Règles commerciales

a – L’exposant s’engage à ne présenter que les produits et les services pour lesquels il a été admis au Salon.

b – L’exposant s’engage à ne présenter que les produits dont la fabrication, le conditionnement et la publicité sont conformes à la règlementation française en vigueur. AVE ne pourra en aucun cas être tenue responsable des conséquences qui résulteraient d’une non-observation de ces prescriptions.

c – L’exposant s’engage à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur ni de constituer une concurrence déloyale.

12 – Sécurité

a – Les exposants doivent respecter les mesures de sécurité imposées par la préfecture de police ou éventuellement par AVE. Le détail de ces questions est précisé dans le dossier technique de l’exposant.

b – L’exposant devra être présent sur son stand lors de la visite de la commission de sécurité.

13 – Nettoyage

a – Le nettoyage général des allées de l’exposition est assuré par AVE en dehors des heures d’ouverture.

b – Le nettoyage de chaque stand doit être fait chaque jour par les soins de l’exposant et être achevé pour l’ouverture du Salon.

14 – Aménagement des stands

a – L’aménagement du stand incombe exclusivement à l’exposant qui s’engage à respecter les instructions du dossier de l’exposant.

b – Les matériaux servant à l’aménagement du stand et son équipement électrique doivent répondre aux conditions imposées par les services de sécurité.

15 – Emballages

Aucun local n’est disponible pendant la manifestation pour recevoir les emballages vides. Ceux-ci devront donc être emportés au fur et à mesure du montage et de l’installation. L’exposant est responsable de la bonne exécution de cette prescription vis-à-vis de la sécurité.

16 – Dégradations

Toutes les dégradations causées aux bâtiments, aux cloisons séparatrices et aux sols par les installations ou les objets exposés seront évaluées par AVE et mises à la charge de l’exposant responsable desdites dégradations.

17 – Occupation des locaux

a – L’exposant doit se conformer aux horaires indiqués dans le dossier de l’exposant pour les opérations d’emménagement et de déménagement.

b – L’évacuation des stands, marchandises, articles et décoration particulières devra être faite par les soins des exposants dans les délais et horaires impartis. Passé les délais, AVE pourra faire transporter les objets se trouvant sur le stand dans un garde-meuble de son choix aux frais, aux risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenue responsable des dégradations totale ou partielle.

c – L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pendant les heures d’installation et de déménagement, aucune assurance ne couvrant les risques de vol pendant ces périodes.

18 – Décoration

a – La décoration générale de la manifestation incombe à AVE.

b – La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité en tenant compte du règlement établi par AVE. Elle doit, en tout état de cause, s’accorder avec les décorations générales. Les exposants devront avoir terminé leurs installations et la mise en place des produits exposés, la veille de l’ouverture de la manifestation.

c – Toute décoration particulière qui s’écarterait des dispositions générales prévues par le règlement ne pourra être admise que sur autorisation écrite accordée sur présentation des plans côtés ou de la maquette dans les délais fixés pour chaque manifestation. Le cahier des charges propre au bâtiment qui abrite la manifestation devra être respecté.

d – AVE se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation ou gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis.

19 – Tenue des stands

a – La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs.

b – Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne compétente.

c – Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la manifestation.

d – Il est interdit de laisser les produits exposés recouverts pendant les heures d’ouverture de la manifestation. Les housses utilisées pour la nuit ne doivent pas être vues des visiteurs mais rangées à l’intérieur des stands à l’abri des regards.

e – AVE se réserve le droit de retirer ce qui recouvrirait les produits en infraction à l’article précédent, sans pouvoir être rendue, en aucune façon, responsable des dommages ou pertes qui pourraient en résulter.

f – Toute personne employée à la manifestation par les exposants devra être correctement habillée, toujours courtoise et d’une parfaite tenue. Elle n’interpellera ni n’ennuiera en aucune façon les visiteurs ou les autres exposants. L’exposant ou son préposé ne pourra se promener ou rester dans une allée.

g – La réclame à haute voix, pour attirer le client et le racolage de quelque sorte qu’ils soient, sont formellement interdits.

h – Les personnes employées par les exposants ne devront pas s’adresser aux visiteurs de manière à former un attroupement dans les allées, ce qui serait une gêne ou un danger pour les exposants voisins. Toute démonstration et distribution de prospectus sont interdites en dehors du stand occupé par l’exposant.

20 – Publicité

a – AVE se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte abritant la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser, et à l’intérieur de son stand seulement, que les affiches et enseignes de sa propre société, association, groupement, à l’exclusion de toutes les autres et dans les limites des prescriptions concernant la décoration générale.

b – Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés, primes ou objets de toute nature ne pourront être distribués sans l’autorisation écrite d’AVE.

c – La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, billets de tombola, insignes, bons de participation, etc., même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes sous forme de sondages sont interdites, sauf dérogation écrite accordée par AVE.

d – Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que toute attraction, spectacle ou animation, doivent être soumis à l’agrément d’AVE qui pourra d’ailleurs revenir sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de l’exposition.

e – Les exposants ne peuvent faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des sociétés non exposantes.

21 – Catalogue

a – AVE dispose du droit de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du guide du Salon. Elle pourra considérer tout ou partie de ce droit ainsi que la publicité éventuellement inclue dans ce guide.

b – Les renseignements nécessaires à la rédaction du guide seront fournis par les exposants sous leur responsabilité. AVE ne sera, en aucun cas, responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de compositions ou autres qui pourront se produire. Elle pourra refuser l’insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou à la manifestation.

22 – Photographes

a – Les photographes pourront être admis, sur autorisation écrite d’AVE, à opérer dans l’enceinte de la manifestation. Une épreuve de toutes les photographies prises devra être remise à AVE dans les quinze jours suivant la clôture de la manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment.

b – La prise de photographies par les visiteurs pourra être interdite par AVE.

c – La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des exposants.

d – AVE se réserve le droit de photographier les stands pour sa documentation interne.

23 – Propriété industrielle

Il est de la responsabilité de l’exposant d’assurer la protection industrielle des matériels ou produits qu’il expose et ce, conformément aux dispositions légales en vigueur (ex. : dépôt de demande de brevet français). Ces mesures devront être prises avant la présentation de ces matériels ou produits, AVE n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine.

24 – Douane

Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. AVE ne pourra être tenue responsable des difficultés qui pourraient subvenir lors du déroulement de ces formalités.

25 – Assurance

a – AVE est assurée en responsabilité civile « organisateur d’exposition ».

b – Chaque exposant est expressément tenu de souscrire une assurance responsabilité civile et une assurance dommage pour le matériel et les produits présentés sur le stand.

c – Les exposants et leurs assureurs renoncent à tous recours contre le propriétaire, le loueur de l’espace d’exposition, l’organisateur du Salon et des sous-traitants, ainsi que leurs assureurs respectifs. Les exposants s’engagent à faire figurer cette clause dans tous contrats ayant trait à ce Salon.

26 – Application du règlement

a – L’exposant, en signant sa demande d’admission, accepte les prescriptions du présent règlement et toutes les nouvelles dispositions qui pourront être imposées par les circonstances et adoptées dans l’intérêt du Salon par AVE qui se réserve le droit de les leur signifier, même verbalement.

b – Toute infraction au présent règlement peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce, à la seule volonté d’AVE, même sans mise en demeure. Il en est ainsi des règles de sécurité, la non-occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans le bulletin d’inscription, etc. Une indemnité est alors due par l’exposant à titre de dommages et intérêts en réparation des dommages moraux ou matériels subis par la manifestation. Cette indemnité est au moins égale au montant de la participation qui reste acquis à AVE, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient être demandés. AVE dispose à cet égard d’un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers et décoratifs appartenant à l’exposant.

27 – Compétence

Tout litige survenant dans l’exécution du présent règlement sera de la compétence des Tribunaux de Créteil qui appliqueront la loi française, le texte en langue française du présent règlement faisant foi.

CONTACT

À Vivre Évènements – EffiBat – 34 rue Périer – 92120 Montrouge
Tél : 01 53 90 17 09 – email : eeb@avivre.net
www.eeb-effibat.fr